Zo maak je succesvol een HubSpot Workflow in 4 stappen

Sef Heldens
Sef Heldens Inbound Marketeer

Workflows vormen de absolute basis van Inbound Marketing. Een HubSpot workflow is een opvolging van een of meer geautomatiseerde marketingacties die uitgevoerd worden om van je leads klanten te maken. In een HubSpot Workflow kun je bijvoorbeeld vastleggen welke follow up e-mails een prospect ontvangt wanneer hij een bepaalde whitepaper, een e-book of checklist heeft gedownload. Met zo’n workflow automatiseer je je lead nurturing. Lees hier hoe je in 4 stappen succesvol een HubSpot Workflow maakt. 

Stap 1: Een duidelijk doel

Succesvolle marketing automation start met een duidelijk doel. Er is in marketing automation zo ontzettend veel mogelijk dat het makkelijk is om het einddoel uit het oog te verliezen. Daarom is stap 1 bij het maken van een succesvolle workflow in HubSpot: een goede formulering van wat je wilt bereiken.

Het beantwoorden van de volgende vragen helpt je bij deze goal-setting:

-Welke acties moet je lead ondernemen, als resultaat van deze workflow?
-Welke nieuwe informatie over je contact wil je boven water krijgen?
-Welke KPI’s heeft je bedrijf om het succes van marketing te meten?
-Hoe meet je zelf het succes van deze workflow?

Het stellen van een workflow-doel helpt je om de juiste soort workflow te kiezen, de juiste acties eraan te koppelen én helpt je uiteindelijk om het succes van de workflow te meten.

Stap 2: De juiste onderdelen verzamelen en klaarzetten

Nu je weet wat je met deze HubSpot Workflow wilt bereiken, is het tijd om de verschillende items en benodigdheden voor de flow te verzamelen en te maken. Dit zijn bijvoorbeeld interne mails met reminders voor follow up acties, Landing Pages, Thank You Pages en geautomatiseerde e-mails. Bij Stap 2 hoort tevens dat je de juiste contactvelden (Contact Properties) voor je formulier op de Landing Page instelt, afgestemd op wat je te weten wilt komen over je contact zodat je de juiste content bij de juiste persoon krijgt. 

Stap 3: Kies het type workflow bij jouw doel

HubSpot geeft de keus voor drie soorten workflows. Kies in dit stadium van je workflow-voorbereiding het type workflow dat het beste past bij jouw doel.

Workflow 1: Start from scratch

Bij Start from scratch wordt een contact in de marketing workflow opgenomen op het moment dat deze de actie onderneemt waarmee de workflow start, zoals het downloaden van een stuk content waarbij een formulier op de website ingevuld wordt. Vanaf dit moment worden alle acties in de workflow automatisch uitgevoerd.

Workflow 2: Center on a date

Bij deze workflow draaien de geautomatiseerde acties allemaal rond een specifieke datum. Denk daarbij aan een evenement met een vaste datum zoals een webinar of een een vakantie. Een voorbeeld is een reminder e-mail voor het aanmelden van een aankomend event.

Workflow 3: Center on a date property

Allereerst wordt hierbij de vraag gesteld om een enrollment trigger in te stellen. Dit is het start criterium voor een contact om in een marketing automation workflow terecht te komen. Hier kun je tevens aangeven of je de workflow automatisch of handmatig wilt starten voor een nieuw contactpersoon. In HubSpot is vervolgens een flinke lijst met criteria te zien waaraan de persoon in jouw ogen dient te voldoen om tot de workflow te worden toegelaten.De derde HubSpot-workflow werkt rond de datum uit een contactveld van een HubSpot-formulier; een ‘date property’. Voorbeelden hiervan zijn de vervaldatum van een proefabonnement, een verlengdatum van een contract of de datum van een verjaardag of jubileum. Welke workflow het best past bij jouw marketingdoel, lees je in het artikel How to choose the workflow type best suited for your goal

Stap 4: Zet de workflow in elkaar

Wanneer je deze eerste drie stappen voor het creëren van een HubSpot Workflow doorlopen hebt, kun je in de HubSpot-portal een nieuwe workflow aanmaken via de menuknop ‘Workflows’ en vervolgens de button ‘create workflow’ rechtsboven.

Voorbeeld Workflow Actions

Vervolgens helpt HubSpot je stap voor stap door het creëren van de workflow heen. Aangezien je alle assets voor de workflow – dus de benodigde Landing Page, e-mails en het doel van de workflow - al klaar hebt staan, kun je in dit stadium op een snelle manier jouw HubSpot Workflow in elkaar zetten. Dit is ook het moment dat je de Goal List en de Suppression List instelt.

Goal List

De Goal List is de lijst waar de contacten terechtkomen wanneer ze het uiteindelijk doel van de workflow bereikt hebben. Is je doel dat je contact een kennismakingsgesprek of een offerte aanvragen, en is dit doel bereikt vóórdat hij de complete workflow heeft doorlopen, dan zorgt de Goal List dat dit contact uit de workflow gaat en geen overbodige automatische e-mails ontvangt.

De Goal List maak je aan door in het HubSpot-menu bij Contacts een nieuwe lijst te creëren, daarbij de optie ‘workflow’ te kiezen en vervolgens de door jou aangemaakte workflow aan te vinken in de lijst. Om dit te kunnen doen, moet je vooraf bij het aanmaken van de workflow linksboven via de button ‘set goal’ het doel van de workflow instellen.

Suppression List

De Suppression List is de lijst waarmee je bepaalde contacten uitsluit van de workflow. Dit kunnen bestaande klanten zijn, contacten die reeds in een andere workflow zitten of concurrenten van jouw bedrijf. Naast de Suppression List

Lees voor meer informatie over Goal & Suppression Lists het artikel van HubSpot What’s the difference between using goal criteria and using a suppresion list.

Verder met de workflow

Maar we gaan eerst snel verder met het samenstellen van de workflow.  Na het instellen van de Enrollment Trigger, kun je kiezen tussen verschillende building blocks als hoeveel tijd er tussen de geautomatiseerde acties dient te zitten. Je kunt hier taken creëren, intern berichten of notificaties versturen en aangeven welke marketingactie je automatisch wilt laten gebeuren, zoals: ‘stuur een e-mail’, ‘voeg toe aan een lijst’, ‘verwijder van een lijst’ of ‘voeg contact aan andere workflow toe’.

De workflow is nu grotendeels af. Maar vergeet niet om bij ‘Settings’ nog enkele instellingen scherp te zetten en de workflow aan een HubSpot-campagne te koppelen. Wil je nog meer weten over hoe je workflows in HubSpot maakt? Lees dan ook de uitgebreide user guide How To Set Up a Workflow in Hubspot.

Leer meer over HubSpot

Wij laten je graag zien wat de mogelijkheden van HubSpot zijn en hoe wij jou kunnen helpen om jouw organisatie te laten groeien met Inbound Marketing. Wij bieden een gratis demo aan om te kijken waar voor jouw organisatie winst te behalen is.

HubSpot demo aanvragen

Gepubliceerd op 28 januari 2019