Online vergaderen: de voordelen, tips en tools

Ellen van Zutphen
Ellen van Zutphen Inbound Marketeer

Steeds vaker stappen bedrijven over op online vergaderen. In dit artikel leggen wij je uit wat de voordelen van online vergaderen zijn,  geven wij je handvatten om een online vergadering te begeleiden en vergelijken wij drie verschillende tools die je in kunt zetten voor online vergaderen.

Voordelen online vergaderen

  • Makkelijk documenten en schermen delen
    Wanneer je gebruik maakt van tooling zoals Zoom kun je tijdens een gesprek ook documenten delen via een chat én kun je je eigen beeldscherm delen met de andere deelnemers in het gesprek. Hierdoor zijn Zoom en Skype ook perfecte kanalen om presentaties op afstand te organiseren. 

  • Geen reistijd
    Iedereen kan zelf kiezen van waaruit hij deelneemt aan het gesprek. Een groot voordeel van online vergaderen is dan ook dat het veel reistijd scheelt. Je hoeft niet meer bij elkaar te komen maar iedereen kan deelnemen vanaf iedere gewenste locatie.

  • Meer werktijd
    Doordat iedereen vanaf eigen locatie deel kan nemen aan de online vergadering, bespaar je naast reistijd ook reiskosten. Je kunt de tijd die je normaal gesproken als reistijd zou gebruiken effectief inzetten voor andere zaken.

  • Start direct
    Het enige wat je hoeft te doen is een account aanmaken van desbetreffende online vergadertool en je kunt starten. Dus geen dure apparatuur of technisch rompslomp. 

Tips voor online vergaderen

Wanneer je online vergaderen binnen jouw onderneming wilt introduceren is het goed om enkele ‘regels’ op te stellen om de vergaderingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hieronder enkele tips die je toe kunt passen.

  • Zorg voor een hulplijn
    Zeker wanneer het de eerste keer is dat je online gaat vergaderen, zorg ervoor dat iemand stand-by staat om mensen te helpen die moeite hebben met inloggen of de werking van de  tool. 

  • Benoem een voorzitter
    Net zoals bij een normale vergadering is een voorzitter ook tijdens een online vergadering van belang. 

  • Mute
    Niets te zeggen, laat iedereen zijn microfoon op mute zetten. Zeker wanneer deelnemers in een kantoortuin werken wel zo fijn voor de overige deelnemers aan het gesprek. 

  • Steek je vinger op
    Ben je met een grote groep, laat deelnemers een hand opsteken of laat ze  een chatbericht sturen wanneer ze iets willen zeggen. Zo houdt je als voorzitter het overzicht. 

  • Neem je vergadering op of maak een samenvatting 
    Zorg dat iemand zorg draagt voor de notulen of neem de online vergadering op zodat je deze later terug kunt luisteren. 

Online vergadertools: Zoom versus Skype versus Microsoft Teams Meeting

Er zijn veel verschillende online vergadertools op de markt. In dit artikel vergelijken wij drie verschillende systemen, Zoom, Skype en Microsoft Teams Meeting.

 

Zoom

Skype

Microsoft Teams Meeting

Maximaal aantal deelnemers Tot 100 (gratis)
100 tot 500 (betaald)
50 250
Systeem Alleen de host heeft een Zoom-account nodig, overige deelnemers niet.   Skype-software is vereist. Alleen de host heeft een account nodig, overige deelnemers niet.
Kosten Gratis (account met mogelijkheden voor gesprekken tot 40 minuten)
Betaald account vanaf € 13,99 per maand, per host.
Gratis Vanaf  € 4,20 per maand, per gebruiker 
Opties Bestanden delen
Chatten
Scherm delen
Opnemen van het gesprek (bij betaalde accounts)
Bestanden delen
Chatten
Scherm delen
Opnemen van het gesprek
Bestanden delen
Chatten
Scherm delen
Opnemen van het gesprek

In deze vergelijking hebben wij Google Hangout niet meegenomen aangezien hier naar verwachting per juni 2020 flinke wijzigingen in worden doorgevoerd en onzeker is hoe het product er dan uit komt te zien. 

Waar kies jij voor?

De keuze voor een systeem is erg persoonlijk. Misschien werk je al met veel Microsoft producten of ben je op zoek naar een gratis systeem. Hulp nodig bij het maken van je keuze of de inrichting van het systeem? Neem dan gerust eens contact met ons op. 

Neem contact op

Gepubliceerd op 20 maart 2020