CRM

In 5 stappen naar succesvolle CRM implementatie

Levi Meulensteen
Levi Meulensteen Inbound Marketing & Technical Consultant

Eindelijk, je organisatie heeft gekozen om een nieuw CRM systeem te implementeren. Maar waar moet je beginnen? Het implementeren van een nieuw systeem kan zorgen voor chaos en veel kopzorgen binnen je organisatie.  In deze blog schetsen we de 5 stappen voor succesvolle CRM implementatie.

1.  Projectteam & goalsetting

Wellicht is het logisch, maar start de CRM implementatie met een goed samengesteld projectteam. Belangrijk hierbij is dat alle relevante afdelingen hun stem kunnen laten horen binnen dit projectteam. CRM implementatie raakt namelijk de hele organisatie. Denk hierbij aan managers, sales-, service- en marketingmedewerkers, maar natuurlijk ook de IT-afdeling. 

Zorg voor een duidelijk probleemstelling met bijbehorende doelstellingen voordat je aan de slag gaat met de implementatie van je CRM systeem. Zonder duidelijke probleemstelling is het een uitdaging om de CRM problematiek binnen je organisatie succesvol boven water te krijgen en natuurlijk op te lossen. 

2.  CRM functionaliteiten lijst

Voordat je aan de slag gaat met de implementatie is het aan te raden om een functionaliteitenlijst op te stellen. Denk daarbij aan lead management, sales tools, forecasting, interne communicatie, e-mail integraties, analyses en ga zo maar door. Zodra je deze lijst hebt opgesteld en afgestemd met het projectteam dienen de prioriteiten bepaald te worden zodat je effectief aan de slag kan met CRM implementatie en direct kan starten met de quick wins om hiermee zo snel mogelijk waarde te bieden binnen de organisatie. 

3.  Planning & focus

Nu je met het projectteam duidelijke doelstellingen en CRM functionaliteiten met bijbehorende prioriteiten hebt bepaald, is het tijd om een realistische planning te bepalen. Vaak wordt onderschat hoeveel werk het CRM project met zich meebrengt. Werk in sprints zodat je op korte termijn intern al resultaat kan laten zien. Vaak treedt er ook vertraging op doordat er te weinig focus is op de CRM implementatie. Onderschat het implementeringsproces niet, plan wekelijks meetings met het projectteam, plan wekelijks tijd in om zaken uit te voeren en schakel eventueel hulp in van een externe partij om de CRM implementatie te begeleiden. 

4.  Testen en trainen 

Zodra de eerste functionaliteiten van de CRM implementatie opgeleverd worden, kunnen deze zaken in sprints getest worden door degene binnen het projectteam. Als deze zaken succesvol getest zijn, is het zaak om gebruikersacceptatie te creëren. Het personeel moet natuurlijk met het nieuwe CRM systeem gaan werken. Een slechte acceptatie van het personeel is fataal voor jouw CRM project. Het is dus belangrijk om veel aandacht te besteden aan trainingen, zodat iedereen effectief leert werken met het nieuwe CRM systeem. 

5.  Evaluatie en doorontwikkeling

Nadat je het CRM systeem succesvol hebt geïmplementeerd, is het advies om per kwartaal een evaluatie met het projectteam te doen. In deze evaluatie worden de beperkingen en successen met elkaar gedeeld zodat iedereen van elkaar kan leren. De beperkingen worden toegevoegd aan een actielijst zodat het CRM systeem up-to-date blijft en doorontwikkeld wordt. 


Een CRM implementatie is nooit af

Een CRM implementatie start met een gedegen projectteam en projectplan inclusief functionaliteitenlijst. Zorg dat je planning realistisch is en focus in eerste instantie op quick wins om op lange termijn de gehele CRM implementatie te laten slagen. Hierna is het belangrijk om middels training intern draagvlak te creëren en het CRM te blijven ontwikkelen. 

Wil jij weten hoe HubSpot CRM werkt?

Benieuwd hoe HubSpot werkt en waarom jij aan de slag moet gaan met HubSpot CRM? Wij geven je graag een geheel vrijblijvende HubSpot demo zodat jij kan ontdekken wat dit marketing, sales en services platform jouw organisatie kan bieden.

HubSpot demo aanvragen

Download CRM Onboarding Checklist

Gepubliceerd op 25 februari 2021