Google Drive: Zo simpel kan in de cloud werken zijn

Stijn Peters-Sengers
Stijn Peters-Sengers

In tijden van thuiswerken is het nog nooit zo relevant geweest: werken in de cloud. Dit houdt in dat je met je collega’s een cloud-oplossing gebruikt waarmee je alle bestanden kunt opslaan in een datacenter, in plaats van lokaal op een harde schijf. Hierdoor kun je overal op de wereld en op ieder moment bij deze bestanden komen. Ideaal voor thuiswerken dus. Cloud based werken kan al snel een heel technisch verhaal worden, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. In deze blog leggen we uit hoe wij Google Drive inzetten om met al onze collega's cloud-based te werken.

De clouddienst van Google is gratis te gebruiken. Google geeft iedereen op de wereld de mogelijkheid om gratis bestanden tot 15 GB op te slaan in een van hun datacenters. Daarna wordt de prijs 1,99 euro per maand voor 100GB. Als je in een klein team werkt en niets doet met grote bestandsformaten zoals video of Photoshop-bestanden heb je aan 100GB voorlopig meer dan genoeg. De volgende stappen zijn 200GB voor 2,99 per maand en 2TB (2000GB) voor 19,99 euro per maand. Niks van te zeggen dus.

Meer dan alleen opslag

In Google Drive heb je de mogelijkheid om alle bestanden te uploaden, ongeacht het bestandsformaat. Bepaalde bestanden kun je binnen Google Drive openen, bijvoorbeeld PowerPoint-presentaties, PDF’s of Word-documenten. Je kunt deze bestanden binnen mappen plaatsen en delen met collega’s. Ook kun je collega’s of misschien wel  klanten verschillende rechten toedienen. Daardoor kunnen jouw collega’s bepaalde documenten wél openen en bewerken, en de klant niet. Google Drive beschikt ook over een handige zoekfunctie waardoor je documenten binnen een aantal seconden kunt vinden.

Microsoft Office is niet meer nodig

Ook kun je binnen Google Drive direct bestanden bewerken. Als jouw collega bijvoorbeeld een Word-document heeft geüpload, kun je deze met Google Docs aanpassen. Google heeft met Google Docs zijn eigen gratis Microsoft Office variant ontwikkeld. De Google Docs toolkit bestaat o.a. Google Docs zelfs (Word), Google Spreadsheet (Excel), Google Presentations (PowerPoint). Qua gebruik lijken deze tools enorm veel op wat je gewend bent van de Microsoft-variant. Het is in principe Microsoft Office maar dan in je browser. De Google Docs toolkit zit verweven in Google Drive en is voor iedere gebruiker toegankelijk.

Als je dus een Word (.docx) bestand upload en je wilt deze bewerken binnen Google Drive, moet je dit eerst converteren naar een Google Docs bestandsformaat. Dit gaat automatisch en vrijwel altijd foutloos. In een Google Docs bestand, die je dus in je browser opent en bewerkt, kun je met meerdere collega’s tegelijk werken. Je kunt letterlijk je collega zien typen, al zit die aan de andere kant van de wereld. Zo weet je altijd zeker dat je in de laatste versie van het bestand aan het werken bent. Ook houdt Google Drive altijd een bewerkingsgeschiedenis bij, waardoor je altijd kan bekijken wie iets aangepast heeft en wanneer.

 

Google Drive

Een voorbeeld hoe ik en mijn collega Levi tegelijkertijd in hetzelfde document werken.

Google Drive slaat jouw bewerkingen vrijwel iedere seconde op, dus je kunt nooit een bestand meer kwijtraken omdat je computer het begaf of je harde schijf is gecrasht. 

Integratie met je besturingssysteem

Je kunt Google Drive integreren binnen je Windows of Mac. Zo kun je bestanden opslaan in Google Drive, net zoals je gewend bent bestanden op te slaan op je lokale harde schijf. De Google Drive mappen die jij hebt aangemaakt verschijnen dan in je Verkenner, net als de mappen die op je computer staan. Daardoor hoef je niet iedere keer in de browser naar drive.google.com te gaan om bestanden te uploaden.

Integraties met andere apps 

Ook Google Drive is zeer toegankelijk voor integraties met andere applicaties. Met een integratie-tool zoals Zapier kun je duizenden applicaties integreren met je Drive. Voorbeelden zijn Slack, WordPress, Dropbox, Facebook, Pinterest en Soundcloud. Ook Office 365 kan bestanden uit Google Drive halen en andersom. 

Wil je meer tips over met een team samenwerken in de cloud? Lees dan ook eens dit artikel over Slack. Wij kunnen je helpen met het opzetten van een geschikte cloud-based infrastructuur voor jouw thuiswerkende team. Neem eens contact met ons op of plan hier direct een call.

Vraag een call aan 

Gepubliceerd op 19 maart 2020