CRM

Doe-het-zelf vs. CRM partner implementatie

Levi Meulensteen
Levi Meulensteen Inbound Marketing & Technical Consultant

Je organisatie heeft een keuze gemaakt voor een CRM systeem. Nu staan jullie voor de keus: doe-het-zelf of implementatie met een CRM partner. Ga je het zelf doen om kosten te besparen of schakel je toch een bureau in? In deze blog schetsen we de situatie voor allebei de mogelijkheden.

Doe-het-zelf

In de doe-het-zelf situatie koopt je organisatie een licentie van een CRM (software) leverancier en wordt de extra service om dit CRM te implementeren achterwege gelaten. Daar kun je dan zelf mee aan de slag. 

Kostenpost

Meestal wordt de keuze voor doe-het-zelf gemaakt omdat het laten implementeren door een CRM partner als kostenpost wordt gezien. Zeker omdat de CRM leverancier de demo’s heeft gegeven over de tool en jij ervan overtuigd bent dat jij deze tool ook succesvol zelf kunt implementeren. 

Problemen na implementatie

Inmiddels gebruiken jullie het CRM systeem een aantal maanden. Echter beginnen de frustraties en problemen het management te bereiken. Het personeel werkt niet efficiënt en moet de oudere software gebruiken om hun taken gedaan te krijgen, een aantal veel voorkomende problemen zijn:

  • Afspraken worden niet geboekt
  • CRM data is niet up-to-date
  • Leads worden niet opgevolgd
  • De sales pipeline is niet up-to-date
  • Klachten blijven lang liggen
  • Lage gebruikersacceptatie

Een 2e kans voor een CRM-implementatie is er vaak niet, het personeel heeft het vertrouwen in het CRM systeem verloren. En de software krijgt vaak ten onrechte de schuld. 

Gevolgen

Het MT dacht dat het haalbaar was om destijds de software zelf te implementeren. Echter was daarbij geen rekening gehouden dat het personeel haar eigen taken moest uitvoeren en er geen tijd was om een nieuw CRM systeem te leren. Belangrijk om rekening mee te houden: verandering kost tijd, zeker als je het zelf moet doen.

De gevolgen

  • De CRM implementatie heeft gefaald
  • De voordelen van een nieuw CRM systeem zijn niet benut
  • Het personeel blijft op dezelfde manier werken, geen efficiency slag
  • De CRM selectieprocedure begint opnieuw 
  • Het personeel verliest vertrouwen in de implementatie van nieuwe (CRM/software) systemen

Toch implementeren zonder CRM partner?

Voordat je de keuze maakt om zelf te implementeren, is een goede inventarisatie van levensbelang. Stel jezelf de vraag of er genoeg kennis (en tijd) aanwezig is om de implementatie te laten slagen. Het zelf implementeren kan op korte termijn goedkoop zijn, maar als dit uiteindelijk problemen oplevert en je de CRM partner om hulp moet vragen zal dit uiteindelijk toch een kostenpost zijn. 

Sta je nog steeds volledig achter het zelf implementeren van het CRM systeem, dan vind je hieronder een aantal tips om de implementatie succesvol te doen:

  • Zorg voor voldoende interne kennis (en tijd) met CRM implementaties
  • Zorg dat het team volledig achter de nieuwe software staat
  • Creëer een projectteam
  • Zorg voor duidelijke probleem- en doelstellingen
  • Stel een functionaliteitenlijst op
  • Zorg voor een realistische planning en houd focus (ga met sprints aan de slag) 
  • Train je personeel op de juiste manier
  • Blijft testen en door ontwikkelen

CRM partner

In deze situatie besteed je de volledige CRM implementatie uit aan een partner. Dit zorgt in eerste instantie voor extra (onboardings) kosten.

Projectmanagement, projectplan en goalsetting

Samen met een CRM partner ga je een projectteam, probleemstelling en uiteindelijke doelstellingen opstellen. De CRM partner brengt de situatie volledig in kaart en analyseert jullie processen op alle niveaus. Denk hierbij aan het sales-, marketing- en service proces. Aan de hand van deze analyse wordt een blueprint uitgewerkt voor hetgeen geïmplementeerd moet worden zodat je doelgericht aan de slag kan met je CRM implementatie. Daarnaast zal een CRM partner het projectmanagement en alles documenteren zodat nieuwe medewerkers ook snel up-and-running zijn met het CRM systeem. 

Quick wins

Doordat een CRM partner al veel van dergelijke projecten heeft gedaan, heeft hij al veel kennis en ervaring opgedaan. Samen met je CRM partner ga je een functionaliteiten lijst opstellen. Hierin bepaal je tevens de prio’s om ook op korte termijn al winst te boeken. Hoe eerder je waarde kunt bieden binnen de organisatie hoe beter. 

Doorontwikkeling

Nadat het CRM systeem succesvol is geïmplementeerd is het zaak om te blijven ontwikkelen. Een CRM partner helpt je hierbij om focus te bepalen en te behouden. Op deze manier zal jouw personeel steeds efficiënter gaan werken wat uiteindelijke tot een kostenbesparing kan leiden. 

Implementeren met CRM partner?

Dat begint met een goed advies op maat voor jouw organisatie. Zorg voor een shortlist van 2 of 3 partners en plan een kennismaking in. Op deze manier kom je erachter of je met de juiste CRM partner aan tafel zit. Stellen ze de juiste vragen en kunnen ze zich inleven in jouw organisatie, doelstellingen en nog belangrijker jullie wensen?

Wil jij weten hoe HubSpot CRM werkt?

Benieuwd hoe HubSpot werkt en waarom jij aan de slag moet gaan met HubSpot CRM? Wij geven je graag een geheel vrijblijvende HubSpot demo zodat jij kan ontdekken wat dit marketing-, sales- en services platform jouw organisatie kan bieden.

HubSpot demo aanvragen

Download CRM Onboarding Checklist

Gepubliceerd op 27 februari 2021